Ubezpieczenie OC zakładu + monitoring p.poż. (czujki dymu). Kontenery są +30 cm od ziemi — woda z poziomu nie sięga. Dla wyjątkowo wrażliwych dokumentów — sugerujemy też skan cyfrowy.

Poradnik · Archiwum

Dokumenty trzeba trzymać 5 lat. Ale nie w biurze.

Q: Co z RODO dla akt osobowych?

Dane osobowe = osobny dostęp. Zaznaczasz w panelu „DANE OSOBOWE” — operator wymaga pisemnej zgody od osoby uprawnionej (właściciel/HR) na wydanie. Audyt log w panelu.

Q: Czy mogę zniszczyć dokumenty u Was?

Bezpośrednio nie, ale mamy partnera (firma niszcząca z certyfikatem). Zgłaszasz pudło „Zniszczyć” — organizujemy, dostajesz protokół.

Q: Jak szybko dostanę konkretny dokument?

Mogilany (SELF) — 0 minut, sam jedziesz. Kontryma (CONCIERGE) — 24h od zgłoszenia w panelu (po godzinach pracy: następny dzień roboczy).

Suchy klimat, monitoring wilgotności, kontrola dostępu — papier zostaje czytelny przez dekady. Plus zwalnia miejsce na biurkach.

Wynajmij schowek Sprawdź cennik

Archiwum i dokumenty

Dokumentacja księgowa i kadrowa, sucho.

Każda firma generuje papier — faktury, deklaracje VAT, umowy, akta osobowe. Polskie przepisy nakazują 5 lat dla księgowych, 10 lat dla kadrowych (od 2019, dla wcześniejszych 50 lat). To dużo segregatorów.

W typowym biurze archiwum zajmuje 5–30% powierzchni. Schowek przenosi to z biura w warunki kontrolowane — papier nie wilgotnieje, nie żółknie szybko, jest bezpieczny pod kątem RODO.

Co przechowamy

Typowa zawartość schowka.

Faktury sprzedażowe (KSeF, papier) Faktury zakupowe Deklaracje VAT, JPK, PIT, CIT Umowy — kontrahenci, B2B, klienci Akta osobowe pracowników (kadrowe — RODO!) Protokoły, sprawozdania, raporty Korespondencja oficjalna (poczta polecona) Stare książki przychodu i rozchodu (KPiR) Dokumentacja techniczna (BHP, p.poż.)

Jaki rozmiar

Ile metrów sześciennych będzie potrzeba?

Rekomendacja

1–3 m³

średnio dla tej sytuacji

Widełki

Jednoosobowa działalność 5 lat ≈ 0,5 m³ · sp. z o.o. 5 lat ≈ 1–2 m³ · każde kolejne 5 lat +1 m³

Dlaczego tyle

Segregatory układają się gęsto, ale nie do nieskończoności — papier ciężki, max 4 pudła w słupku żeby dolne nie ugięły.

Zobacz wszystkie rozmiary

Wybór modelu

Samoobsługa, czy obsługiwany?

Dla tej sytuacji polecamy poniższe — ale wybór należy do Ciebie.

⭐ Polecamy

Magazyn obsługiwany

Operator pakuje, kataloguje i wydaje na żądanie.

Archiwum idealne dla concierge: nie potrzebujesz codziennego dostępu, ale gdy przyjdzie kontrola — „wydajcie pudło UMOWY 2021 do jutra”, my szukamy i dostarczamy.

Zobacz lokalizację

Samoobsługa 24/7

Indywidualny kod, własna kłódka, wjazd o każdej porze.

Wolisz mieć pełną kontrolę i dostęp 24/7 — gdy urząd pyta o cokolwiek, jedziesz i sprawdzasz? Mogilany, własny klucz, brama 24/7.

Zobacz lokalizację

Jak to działa

Od decyzji do zamknięcia drzwi schowka.

1

Wymeldowanie archiwum z biura

Tygodniowa akcja, pakowanie po latach.
2

Rezerwacja

Mały kontener (1–3 m³) wystarcza dla typowej firmy.
3

Przyjęcie

My (concierge) możemy odebrać z biura. Sam — drive-up.
4

Dostęp na zgłoszenie

W panelu „Wydaj pudło UMOWY 2021” → dostarczamy w 24h.
5

Rotacja roczna

Co rok dokładasz nowe, najstarsze (>5 lat) niszczysz oficjalnie.