Przechowywanie archiwum firmowego. 7 typów rzeczy w schowku M, polisa 100 tys. zł w cenie.
Praktyczny przewodnik — jak zabezpieczyć archiwum firmowego przed magazynowaniem, jaki rozmiar schowka wybrać, ile kosztuje. Drive-up Mogilany lub concierge Kontryma z foto-protokołem przyjęcia.
Przechowywanie archiwum firmowego — co to znaczy
Archiwum firmowe to specjalny przypadek przechowywania dokumentów — z wymaganiami prawnymi (5+ lat dla faktur, 50 lat dla akt osobowych), pełną odpowiedzialnością wobec urzędów skarbowych i ochroną RODO. Concierge Kontryma z foto-protokołem przyjęcia i audyt log każdej operacji to oczywisty wybór dla firmy z rosnącym archiwum.
Pełen przewodnik jak przygotować rzeczy do magazynowania (6 kroków): Przechowalnia rzeczy — co spakować. Wszystkie kategorie rzeczy: Co przechować w schowku — 10 kategorii.
Co konkretnie wchodzi w kategorię "Archiwum firmowe"
- Faktury i księgi rachunkowe (5+ lat — ustawa)
- Akta osobowe pracowników (50 lat — RODO)
- Umowy z klientami i dostawcami
- Korespondencja prawna, opinie
- Dokumentacja techniczna projektów
- Listy adwokackie, akta sądowe
- Sprawozdania finansowe, raporty audytu
Jak zabezpieczyć archiwum firmowego przed magazynowaniem
Dokładny rozmiar dla teczek A4 i segregatorów ringowych. Stackable (układanie warstwowe), etykiety na bokach. Cena: 4-8 zł/pudełko w specjalistycznych sklepach (Sigel, Esselte).
Schemat: [Kategoria] [Rok] [Kwartał] — np. "Faktury VAT 2024 Q1-Q2". Późniejsze odzyskanie konkretnego dokumentu = 30 sekund w panelu klienta z systemem QR.
RODO wymaga: izolacja fizyczna danych osobowych pracowników, kontrolowany dostęp, log każdego otwarcia. Concierge Kontryma z foto-protokołem każdej operacji = audyt na potrzeby kontroli UODO.
Każde pudło z etykietą QR przypisaną do firmy + opisem zawartości w panelu. Wydanie konkretnego dokumentu = zlecenie w panelu klienta, my przygotowujemy na żądanie (faktura z 2019? Pudło "Faktury 2019 Q3" gotowe za 24h).
Faktura z 2024 = utylizacja po 2029. Pudło z etykietą "Utylizacja 2030 Q1" = systemowe planowanie. Po 2030 możesz zlecić utylizację z foto-dokumentacją (dowód dla US).
Akta starsze niż 20 lat, dokumenty historyczne, oryginały umów na specjalnym papierze — climate control utrzymuje stabilne warunki (papier higroskopijny, wahania wilgotności = mikropęknięcia).
Rekomendowany rozmiar schowka — M (~8 m²)
Dla typowego klienta przechowywującego archiwum firmowego: schowek M (~8 m²) od 450 zł/mies. W cenie: polisa do 100 tys. zł, panel klienta z systemem QR, dostęp 24/7 (Mogilany) lub umówiony (Kontryma), monitoring CCTV, faktura VAT na życzenie.
Dla większych potrzeb (kolekcja, archiwum, towar e-commerce): rozważ schowek L (~14 m², 650 zł/mies) lub XL (~24 m², 990 zł/mies). Pełen cennik: Self storage Kraków — rozmiary i ceny.
Najczęstsze pytania o przechowywanie archiwum firmowego
Ile archiwum 10-letniego firmy zmieści się w Kontrymie?
Schowek M (~8 m²) — mieści ~150-200 archiwum-pudełek = 10-letnie archiwum małej firmy (1-10 osób) z fakturami, umowami i aktami osobowymi. Schowek L (~14 m²) — 250-350 pudełek = średnia firma (20-50 osób) na 10-15 lat.
Czy spełniacie wymogi GDPR dla akt osobowych pracowników?
Tak. Kontryma (concierge) ma: kontrolowany dostęp z indywidualnym kodem, foto-protokół każdej operacji, audyt log w bazie, izolacja fizyczna boksów per klient, możliwość climate control. Faktura VAT comiesięczna z opisem usługi. Spełnia wymogi UODO dla archiwizacji danych osobowych.
Co jeśli US wyśle kontrolę i potrzebują dokumentu z 2018?
Zlecasz w panelu klienta — operator znajduje pudło (skan QR = miejsce w boksie), przygotowuje konkretną teczkę na umówioną godzinę. Standardowo: następny dzień roboczy. W pilnych sytuacjach (kontrola dzisiaj o 14:00): dyżur telefoniczny 24/7 pod +48 730 300 794 — operator znajdzie sposób.
Jak zacząć
3-minutowy wywiad: co przechowujesz, jak długo, jaką lokalizację preferujesz. Algorytm proponuje rozmiar i cenę. Otwórz kreator.
Po akceptacji propozycji rezerwujesz konkretny schowek. Kontryma: umawiamy konkretną godzinę przyjęcia z operatorem (foto-protokół, etykiety QR).
Przyjmuje operator, kataloguje QR, układa w boksach. Dostęp do panelu klienta od razu.
Pełen proces 2-7 dni od rezerwacji. Dyżur 24/7: +48 730 300 794.